3月21日（土） 第21回「会議は踊る」
最後の週末1日目、21日（土）には責任者50～60名が集まり、午前から夕方まで最終確認のための責任者直前集会が行われました。この2週間くらいの状況アップデートを行った後、タイムテーブルを追った最終確認が始まりました。15分刻みで切った各部署タイムテーブルはA3で印刷しても15枚になります。これだけでは整合性が把握できないので図面上に「この時間はどこで何が行われているか」を落とした資料を見ながら、シミュレーションを行っていきます。その時間、共同代表や事務局メンバーがどこにいるのか、どのシャッターが開いて/閉じているのか、どのエスカレーターが上り/下りで動いているのかなど、多岐にわたる確認事項を詰めていきます。
突き詰めれば、ヒト・モノ・時間・空間という資源をどこに、どのように割り当てるかに尽きるでしょう。何時から何時までどこで何をやるのか、誰がどこに配置されているのか、必要なものはそこに準備されているのか……一人の視界は限られていますから、一つ一つの積み上げをどのように統合し、全体としての整合性を担保していくのか、今回は特にそこに留意しながら、全体運営を行うようにしています。
午後からはシミュレーションで見出した課題と、2月下旬の前回ミーティングでの積み残し課題について、各部署からの発表を元に潰し込みをしていきます。特に通常開催には無いオペレーション――海外イベントやステージに関連する企画は、集会での相互チェックを通じて、完成度が急速に高まってきました。
最後は事務局長によるまとめと、共同代表それぞれからの激励。今回はイベントの規模・企画の多様性いずれの軸で見ても、過去のスペシャルで最大規模。現時点で確定していないこともあります。但し、この集会を通じて「何が決まっていないのか」「どうしていま決めないのか」「いつまでに決まるのか」を明確にして、最終週を迎えられそうです。
会場となった外苑前の日本青年館は、準備会の作業合宿・作業集会の会場として数々のドラマを生んできましたが、東京オリンピック・パラリンピックに伴う再開発により、4月1日で閉館されることになっており、準備会が日本青年館で行う、最後の集会となりました。ちなみに、一部の人には「テニミュ」の会場として有名かもしれません……当日も上演されていました。
※ かつて、通常開催カタログのカットページ編集作業（3万枚以上のサークルカットの貼り込み作業）は、1泊2日の作業合宿という形で行われていました。オンライン申込比率の増加と、それに伴うカットページ作成自動化によって人手を要する作業量が減少したため、現在ではデータ・カットの順番などをチェックする終日の作業集会になっています。
終了後はとりあえず飲みに行く人、事務局に向かう人、自宅に帰る人とそれぞれ。準備会はボランティアであるがゆえ、いつ・どこで・どこまでやるかは、そのひと次第です。それでも背中を預けながら、時には喜怒哀楽をぶつけながら、真剣勝負を繰り返す――大人になるとあまり本気で笑ったり、泣かなくなったりしますが、準備会っていつまでも高校野球のチームみたいだなー、と時に思います……運動不足の文化系ではありますが。
（事務局長）